1. Musíme se opravdu stěhovat?
Než se pustíte do stěhování celé firmy, položte si správné otázky:
- Je stěhování nevyhnutelné?
- Jaké budou výhody a nevýhody pro naše podnikání?
- Jak se to promítne do rozpočtu?
Pokud nejste plně rozhodnuti o přínosech přestěhování, využijte např. jednoduchou analýzu SWOT s výstupem různých variant řešení. Ke každé variantě pak přiřaďte výhody a nevýhody. Myšlenková mapa vám pomůže lépe ujasnit priority.
Nezapomeňte také na vhodné načasování přestěhování firmy. Pronájmy kanceláří se v různých částech roku mění a cena kolísá. Výpovědní lhůty nájmu a změna adresy sídla budou mít také svůj vliv.
U firmy s 10 zaměstnanci obnáší stěhování v Brně rozpočet většinou do 50 tisíc korun. Jiná situace je však u stěhování výrobní firmy se 100 zaměstnanci, skladem a výrobou. Položka rozpočtu se pak již významně promítne do celkového cash flow.
2. Cyklujte a fázujte
Uspořádání celého stěhování je klíčový faktor úspěchu. Pokud jde o vícedenní stěhování, rozdělte realizaci na jednotlivé fáze (offices, výroba, distribuce, zázemí apod.) a k tomu přiřaďte dostatečnou rezervu. Umožní vám to zpřehlednit celý proces a opticky zmírnit náročnost. Jednotlivé fáze pak samostatně plánujte a hodnoťte. Počítejte s komplikacemi a mějte připravený scénář řešení.
Stanovte hlavního organizátora/ry stěhování, definujte jejich role, kompetence a odpovědnosti. To vám umožní během několika etap na nic nezapomenout a dodržet plán.
Harmonogram stěhování by měl být strukturován jasně a zřetelně, aby se každý rychle zorientoval. Vyhněte se přílišným detailům, zaměřte svou pozornost jen na to hlavní.
3. Vybírejte stěhovací firmu správně
Zapomeňte na devadesátky a stěhování svépomocí. To vám vezme tolik času a energie, že se z toho budete týdny sbírat.
Vaši zaměstnanci mohou provádět malé úkony jako je přestěhování osobních věcí z pracovních stolů, kuchyňky apod. Nechtějte však, aby stěhovali nábytek. Případný úraz bude „pracovní“ a vy snadno přijdete o výkonného pracanta.
Profesionální firma vám zajistí komplexní servis – od zapůjčení boxů na dokumentaci, přes balení IT, nábytku, inventáře, vyklízení a likvidace, až po přestěhování firemního trezoru.
Udělejte si rešerši na internetu a zapátrejte v recenzích. Vyplatí se to. Selektujte firmy, které dokola opakují, že jsou levné, nejlevnější, mají nejnižší ceny apod. Opravdu solidní stěhovací firma, která zná pojmy produktivita a efektivita práce, nebude nikdy levnější než no name garážovka s rezavým autem bez polepů.
Poptejte 2-3 firmy a nechte si zpracovat kalkulaci stěhování. Porovnávejte především sazby, ne konečné ceny. Konečná cena stěhování je často používaný trik. Nikdo nedokáže odhadnout, kolik času stěhování zabere. Proto se vystříhejte „zaručeně konečných cen“. Z takových se vždy vyklubou vícepráce, natahování času apod.
Od každé stěhovací firmy si vyžádejte reference obdobných stěhování a písemný doklad o pojištění. Není nic horšího, než když v den stěhování přijede parodie na stěhovací auto se dvěma brigádníky. To fakt nechcete.
Nezapomeňte, že správný výběr stěhováků bude alfou a omegou celého průběhu i výsledku stěhování.
4. Plan placement
V nových prostorách firmy si zaměřte celou trasu stěhování, rozměry místností, výšky vrat haly atd. Zpracujte si jednoduchý plán přibližného rozmístění věcí pro danou sekci – patro, křídlo, halu, jednotlivé kanceláře.
Plán rozmístění se dělí na 2 hlavní položky – nábytek a krabice a zabraňuje jejich pomíchání.
Vytiskněte plán v kopiích a předem umístěte na vhodných místech – vstup do haly, dveře kanceláří, centrální chodba. Je to velmi důležité!
Nejvíce ztraceného času během stěhování pochází z toho, že stěhovák neví. Zde vznikají největší zmatky. Zaměňování místností, jmen atd. vám přinese vícepráce, které vám nikdo nezaplatí.
Pracovní místa či celé kanceláře je vhodné personifikovat dle jmen nebo jednoduše očíslovat.
5. Zřetelně, zřetelně, zřetelně
Komunikujte. Dostatečně předem informujte a připravte své zaměstnance na stěhování. Zřetelná a jasná komunikace je pro hladké stěhování klíčová. Zajistí vám hladký chod a dobré porozumění ze strany vašich týmů.
Sebelepší plán nebude fungovat, když lidé nebudou vědět, CO, JAK, KDE a PROČ mají během stěhování dělat.
Ideální je využít stěhování a zapojit do něj všechny zaměstnance. Vytvořte pozitivní synergii a nadchněte své lidi pro změnu!
Z praxe víme, že úspěšné firmy mají angažované pracovníky, kteří se „sami od sebe“ do stěhování aktivně zapojují a komunikují. Snáze pak vyřeší komplikace a problémy.
Na zapojení svých zaměstnanců do stěhování firmy tedy můžete pohlížet z pozice hodnocení. Uděláte si rychle obrázek o jednotlivci a celkové atmosféře firmy. Na konci stěhování tak budete mít cenný výstup.
